アクションプランナーTOP > よくあるご質問

Q&A よくあるご質問

仕事もプライベートも、1冊の手帳でこんなに成果が生まれる!
手帳を使った時間管理術について寄せられたみなさまからのの質問に、佐々木かをりがわかりやすくお答えしています。

海外に住んでいます。発送していただけますか?

◆お支払い方法:クレジットカード決済のみ

◆発送方法:EMS(国際スピード郵便)

海外への発送をご希望の方は、必要書類作成のため下記情報を ec@ewoman.co.jp へお送りください。

-------------------------------------------------------

 お名前:
 Name    :
 Addressee :
 Tel    :
 ご希望の商品名:
 数量 :

-------------------------------------------------------

折り返し、担当より概算のお見積もりをメールでお送りいたします。

チェックボックスの使い方について教えてください。

チェックボックスは、□を書いてから、やりたいことを書いていきます。以前、「毎朝、その日にすべきことを書き出して□を書いているけれど、できないものが多い。どうしたらよいでしょうか?」と質問を受けました。

その方は、システム手帳を活用していて、時間軸の横にあるスペースに、やることリストを作っていたのです。所要時間を想定せず、いつやるかを決めずに書き出す「やることリスト」では、あまり効率よく達成できません。

佐々木流は、違います。

すべての計画を時間ごとに配分する、というのが決め手ですから、□つきの行動計画のその一行、一行を、「いつやるか」決め、その時間のところに書いていくのです。

それによって、それぞれの行動に必要な時間を想像し、配分するという能力も高まっていきます。

いつ?ということをしっかり決めて、手帳に書きましょう!

その日の予定を確認するのはいつですか?

「いつも」です。え?と思われるかもしれませんが、朝起きると閉じていた手帳を開けて、今日の予定を確認します。それによって着る服が違うからです。目的や相手によって、服装を変えます。

会社に着いて仕事が始まると、私は一日中手帳を開いたまま、机の上において仕事をします。常にチラッと予定を確認できるし、誰かに何かを問われたときも、「あ!あれもしなくっちゃ」などと突然思ったときも、すぐに書き込むことができるからです。

常時そばに開いておいておく。いつもそれを見る。このあたりを習慣にしてしまいましょう。

「出来なかったこと」はどのように対応しますか?

出来なかったことについてですが、まず大切なことは、やりたい!と思ったらそれぞれをするために必要な時間を予測することです。

私たちはやりたいことがいっぱいあります。やりたい、と思ったことをすべて1日に書いてもできないこともあるでしょう。

□つきでやりたいことを書くときにまず大切なことは「所要時間を予測すること」です。それをするのに何分かかるかな?と予測して、それを「いつ、やろうかな」と決め、その時間のところに書くのです。

9時から9時半にやるなら、その場所に書きます。お昼休みに電話をかけたいならお昼休みの時間に書きます。

間管理の基本中の基本に「自分がどのくらいの時間でその仕事ができるかを予想する力を身につける」ということがあります。ちょっとやってみてください。

それでもできないときは、翌日や翌週など、「その時間を確保することができる場所に移動」させてください。

目的は、「計画を立て、実現させること」です。そのために習慣にしましょう。

所要時間をうまく予測する方法を教えてください。

私も、“余裕のある状態”というようには、うまくいかないことがあるんですよ。初めての仕事だと、ペースの見積もり間違えをすることもありますし、突発が多くはいって遅れたり、ということもあります。
ただ、自分の仕事に対してはかかる時間の予測ができています。

予測がうまくいかないときには、ちょっと大目にみることや、クッションの時間(なんにでも使える時間)を間に入れるなどして、余裕ある計画を立てながら、自分の仕事時間を計るというのは大切です。

ストップウォッチを置いて、一つ一つの所要時間を計ってみてはどうですか?午前中は早くできるけど、昼食直後ははかどらない、などあるかも。いろいろな自分のデータを取っていくことで上達しますよ。

「予測をする」などは、繰り返しながら精度が高まる技術ですから、気楽に取り組んでくださいね。「焦る」必要はまったくありません。だって、自分の時間だし、自分の目標でしょう?

計画をたてて、行動する。そして完了しなかったことは別の日に移動させる。……これらはすべて自分の意志でできているのですから、すでに、時間を管理し始めているということです。

たとえば、「夫の帰りなど予測不可能なものの対応の仕方」について言えば、私なら、こうします。帰宅が一番早くて8時、遅くて12時としましょう。その間の4時間で、何をしたいかをリストアップする。8時以降の場所に書きます。

部下の質問、相談等に思わぬ時間をとってしまうことが多いのですが、どのように対応したらよいでしょうか?

本当ですよね。私もそうですので、いろいろ工夫を重ねています。 一つは、部下に、「キャンセルしてもいいから30分単位で私と予約を取ってね」といい続けています。

部下に逆算法で仕事を考える習慣をつけてもらうことと、途中途中で上司に確認すべき時がありそうなところを予測して、予約することを意識してもらっています。一人の15分が8人くれば2時間ですからね。

もう一つは、「部下からの突然の打ち合わせ」は上司の仕事、という意識の元に、自分の時間に、クッションの時間(すきま)を作っておくことです。そして、本当の緊急事態の場合は、即座に、計画を変更する。

自分の時間管理ですから、自分の主導権で、動かします。

目盛りのない時間帯の予定は、どのように管理していますか?

私が4時から仕事を始めるなどのときは、その日の頭のところに書いています。また、夜はほとんど仕事をしません。自分の健康管理と早寝早起きのために、そう決めたのです。

以前コーチ協会の方々に時間管理のお話をしたときにも、「お客様とコーチをするのが夜の11時や12時ということもある。どうしたらいいですか」と問われました。私の答えは、「その時間に仕事をせず、朝のコーチに変えてみたらどうでしょう」ということです。本気で言っています。

人は疲れたカラダでモノを考えるより、眠った後の新鮮なカラダで考えたほうが短時間で成果が出せます。また、夜考えることより、朝考えることのほうが前向きなのです。本当に夜しなくてはならないことなのか?など。

ということで、目盛りのない朝は、8時より上に。もし10時以降のことがあれば、9時半より下の余白に書いています。

どんなペンを使っていますか?

何でもOKなんです。いろいろ使っています。普通のボールペンも使うし、シャーペンのときもありますし、0.4ミリのインクペンなども。たくさん書くので細めを使っています。

これは、人によってそれぞれで良いと思いますが、私の場合は色分けをするためにその色ペンを探すなどが無駄な時間だと思い、近くにあるペンで書いています。

「書き直し」はどうしていますか?

書き直しは、ペンで書いたものの場合は、線で消します。

でもさすがの私(?)例えば、大変お忙しい方のアポイントメントをいただくために、こちらの月、火、水の全ての午後をすべて空けて待つ、といった場合は、その3日間の午後のところにすべて鉛筆(シャーペン)で線を引いて、「A氏?」などと書いておきます。

決まればそのどれか一つ、それも1時間くらいとわかっているから、消せる筆記用具を選びます。

目標があいまいで迷いが多く予定が書き込めないとき、どうしたらよいでしょうか?

繰り返していきましょうよ。手帳も自分のものだし、時間もそう。目標や予定も自分の考えでOKです。なんでもいいので気楽に書いてみませんか?

迷っているということですが、なんでもやってみなくちゃわからないです。こうかな?と思ったことを書いて、行動してみる。その繰り返しで、私たちは何でもコツをつかみます。

自転車に乗るのと同じです。時間管理に、間違いも失敗もありません。それは成長過程の練習中。自分で仮免だと思う感じで?気楽に書いて、行動してみてください。

長年大量のノートを取ってきたので、予定を書き込みきれないのが悩みです。自分のスタイルを確立するにはどうしたらよいでしょうか?

アクションプランナーは、すべての人のライフスタイルにピッタリではないと思うので、ぜひ、自分流を考えていただきたいのですが、自分が思い出す程度のキーワードを書いておくことが、大切なポイントです。

たとえば企画の内容すべてを書くことができないように、自分の「行動計画」が一目でわかるようにする、ということに集中して記録してください。

「アバウトな予定」も、ポストイットではなく鉛筆でもいいので、どこかの日程を決めて書くといいですね。そして、そのページにきて「そうだった!」とびっくりしないように、逆算法でその前の週、その一カ月前などに、リマインドする(思い出す)ためのメモも書いておきましょう。

とにかく自分の時間管理ですから、誰かにチェックされるわけではありません。自信をもって、自分の時間の使い方、毎日工夫してみてください。日を重ねると上手になりますよ!

整理整頓が苦手なのですが、「掃除」なども、プランナーに書いて行動していますか?

整理とは「仲間わけ」。整頓は「後で使いやすいように片付けること」です。物質も時間も管理術は同じかも。ちょっと試してみてください。たぶん、「掃除の完了」まで掃除できなくても、毎日掃除する時間を決めていること、それを守ることで「満足感や達成感」を味わうのも一つの方法です。

ちなみに「手帳に書くこと」は人によって違っていいですね。家でのことが多い人は掃除の場所や内容を細かく書くことが時間&行動管理です。私の場合は、たとえば会社の大掃除などは手帳に書きますが、毎日のところに「家の掃除」などとは書いていません。

整理整頓も“効率的”ですか?

「はい」と「いいえ」の両方です。スキルとしては、かなり高いと思っています。(笑。こういった楽観的な自分の評価が大切?)

社内でも、整理整頓に対しての指導はいつもしていますが、たとえば自宅に帰った後には、片付けるより子どもとのお風呂を優先するなどの優先順位があり、片付けを後回しにしています。

でもそれも意識的。片付けられないのではなく、「今はやらない」という納得の上。時々、集中して片付けています。

スケジュールの優先順位は、どのような基準で決めていますか?

基本的に「早い者勝ち方式」です。それ以外は、「それを、その時間にする必要があるのか」を考えること。

よく、何でも、早い時間に予定を入れる人がいます。でも、できていない。

それは、後から入るかもしれない大切な仕事や突発の仕事が入る隙間がなくなるからです。 その仕事の、おさまるべき、適切な時間を見つけ出して、予定に入れる、ということをくりかえし、はたおり機で布をつむぐように、自分の時間に、仕事をいれていきます。

日曜日の横の欄はどうしていますか?

メモ欄にしています。私は日常では使わないのですが、具体的に言えば、手帳を開きながら会議に出たときに、「後で(この会議で)これを言おう」と思ったことなどをちょっとリスト化するとか。

実は、私が10年使っていた手帳は日曜日の欄がほとんどなくてここが2列メモになっていました。この欄は、皆さんから「佐々木さんの使っている手帳が欲しい」といわれて急いで輸入を決めたときに残ったものです(笑)。

週末の時間管理はどうしていますか?

私の週末は、主導権が子どもにある、のです。私の意志でそうしていました。だから子どもの思うままに動くために、掃除も自分の仕事もできない、というのがたいていの現実。

たくさんの仕事、家の中の仕事は山積み。子ども中心で動くと、こうなります(笑)。

こんなときは、たとえば「11時までの時間はお母さんのお仕事の時間だから、一人で遊んでいてね」といった具合にざっくりと、一つだけお約束をします。そして午後はどっぷり子どもと。

しかしどうしても、という仕事を仕上げるための時間は、話し合いで確保です。

睡眠時間はどれぐらいですか?

長いときで8時間。平均は6〜7時間かな。ちゃんと眠っています。眠ること、つまり健康管理は仕事だと思っていますし、健康なカラダと心があってこそ良い仕事、良い生活ができると信じています。

睡眠は深く。早寝早起き。10時から2時の間で眠っているかどうかで、健康度がダンゼン違う、とのことですので11時には眠るように心がけています。

もちろん2時に眠ることもありますが、そのときはメロンリペアを眠る前にも飲み、朝起きたらまた2粒。これで、短時間睡眠のときも元気に対応しています。

睡眠には累積債務があるそうです。まずは思う存分好きなときに眠り、好きなときに起きる。それを繰り返したときに、ある日朝6時に目が覚め、夜10時に眠くなる。そうしたら、体が健康になったということですから、その時点から、早寝早起きを実践してください。

長期の休みが取れたときに、体を整えるのもよいかも知れませんね。体が元に戻るまで、思う存分眠ってみてください!

忙しい日々のなかで、10時に就寝できるのはなぜですか?

平日の夜、自宅に戻ったら子どもと眠るまでの間、仕事をしないと決めているから、です。

以前は子どもを寝かした後、眠い目をこすって飛び起き、夜中に仕事をしたりしましたが、ぐっすり眠って朝仕事をしたほうが、同じ仕事がものすごくスピードが速いことに気づいたのです。

もちろん、判断スピードを上げることや、「仕事のスピードアップのため」に毎日意識しています。パソコンのタイプも、この20年!位の間毎日使うことで、手で書くよりきっと速いスピードで打ちますから、会議の議事録はたいてい、会議終了時に完了します。

「夜のお付き合い」はこの20年ほとんど何もしたことがありません。接待、というのをしたことがほとんどないのです(笑)。セクハラを防ぐためにも(?)夜は会合を設定しないと決めていました。

もちろん、勉強会に出席したり、夕食をとったりしますが、いわゆる接待というのはないのです。だから夜はさっさと、家に帰ります。

過去の業務内容については、手帳にどのように整理されていますか?

私の場合は、仕事の内容の詳細はデータベースです。これは会社で開発した特別の業務管理データベースで、そちらにすべてを記入していきます。また、個人とのやり取りも記録していきます。ですから、過去の仕事内容などがわかるようになっているのです。

このような詳細記録や検索機能をアナログの手帳に求めるのはちょっと難しいですね。

大きな夢の実現の仕方について教えてください。

私たちはいつでも何らかの夢を持っています。ぼんやり持っている場合もあるし、ある程度はっきり持っている場合もあります。
「3年後に大学院に留学しよう」「5年後にはハワイ島に住む」「5年後には起業する」などなど。それを時間管理で、どうやって実現するか。

「逆算法」を使います。

3年後、5年後という表現ですでに「具体的に決めた」と錯覚している人がいますが、ここが大きな原因です。明日は永遠に来ない、というのと同じで、3年後は、いつでも3年後、です。

「3年後に大学院に留学しよう」という夢であれば、その日付を決めることから始めます。手帳では、今年以降のことは、後ろのノートページに書いてください。

大学院に9月から入学するとしましょう。3年後ではなく「2007年9月にアメリカのニューヨーク州にある大学院に留学」などと設定するだけで、ずいぶん現実的になります。

3年後のハワイ移住も「2007年12月30日にハワイ島に引越し」と書いたほうがダンゼン実現する、ということです。

それを書いたら、そこからやることを日付入りで逆算し、書き出していきます。こうして、大きな夢も具体的なステップに日付入りで分解できるのです。

長期予定を入れると憂鬱になりやすいのですが、楽になれる良い考え方はありますか?

楽って何だろう?ってことかなぁ。

計画して早めに十分に仕事をすると楽。行き当たりばったりで、不十分に仕事をするとあとで付けが回ってくるので楽じゃない。だから、私は、何でも先にやるのが楽だと思っているのです。

行動計画の立て方について教えてください

「映画を見る」「ミュージカルを見る」といった予定は、日付を決めても、その時に見たいものがなければ困ります。「どれでもいいので、たくさん見よう」という目標の立て方も一つ。好き嫌いを言っていては、数の目標は達成しにくいでしょう。

でも私の場合は、「見たい映画やミュージカルを探す日時」つまり、「予約日」を決めることにしました。毎月一定の日時に、検索をして探してみる、ということに。そこで見つかれば予約するし、見つからなければ、見ない。それでも私の満足度はグッとアップです。

また、チームメンバーと目標達成を確認するためのものさしとして、目標を考え共有して、お互いのアクションプランナーに一緒に記入していく、というのもいいですね。

夢とは、たいていの場合、一人だけのものではありませんね。自分の夢と周りの人たちの夢の共有を考えながら、計画を立ててみてはどうでしょうか。

モチベーションが下がってしまった場合、どのようにコントロールしますか?

私はたぶん、一般的なストレスよりも強いものをたくさん受けているのだと思いますが、それをすぐに対外に放出することができるようになった、と思います。意識して訓練したのです。ストレスは永遠にあるし、ある意味、受け取る敏感さも大切だろうと思っています。

でも、たとえば自分の目標設定が達成できないというストレスは、計画を変更するという行動に出たときに、つまり数分もかからずして体から出すようにしています。

モチベーションが下がるということは、私には、ほとんどないのです。何かに取り組むとき、芯の部分は、「自分がそれをする理由」が明確で、「どうしてもそれを成し遂げたい」と強く熱く思っているからです。ガクンときても、それでモチベーションが下がるということにはならないのです。

自分が源、自分から何かの行動を起こすという視点で考えるからでしょうか。自分以外の力を強く感じるとモチベーションが下がるのだと思うのですが、私は、そのようなときにも自分を視点に考えるように訓練し続けているのだと思います。下がってない、と自分が思い続けることも、大切かも(笑)。

「無気力で後ろ向きな自分」がいるときには、「今のままの後ろ向きを求めているの?」と自分に問いかけて、答えがNOなら、「30分くらいで気分変えようか」など時間を決めてみる。

鏡を見て笑顔を作ったり、ちょっと長めにお風呂に入って違うことを考えたり、体を動かしたり。意識して、変えるんです。

「モチベーションの保ち方」は、鍛錬ではなく、情熱です!

手帳の他に、日記のように思考をまとめるものも必要でしょうか?

一冊だけ小さな手帳を持ってみたことがあります。

なんでもメモ。どんな会議でも、自分の発想でも、メモしたいことがあったときなど、その手帳に順番に書く。その場の欲求を満たすのには役に立ちました。だからといって、それを見直して使うことは少なかったですが。

また一冊は持つかもしれません。

見開き2カ月見開きの「プロジェクト・アット・ア・グランス」ページの使い方について教えてください。

このページは、計画を決めて行動計画としてスケジュールページに書き入れていく前の段階で使用するメモ用紙だと思って欲しい。プランニングをする過程で試行錯誤するためのお砂場だと考えて欲しい。たとえば、複数の仕事の整合性を見るために使ったり、全体の流れを把握するためのページとして使う。どのような行動計画にすると一番効率がいいのかを試行錯誤するためのページ。ここで行動に移すと決意した項目は、見開き一週間のスケジュールページの該当日時のところに具体的に書いていく。

整合性を見る、というのは関連する複数のプロジェクトの流れがかみ合っているのかどうかを一歩離れた距離から見るということだ。

プロジェクトマネージャーが自分の担当プロジェクトの計画を緻密に立てたとしても、隣の部署のプロジェクトとの関連性が見えていないと、社内では効率の悪い人の動きや、広報的にも価値が薄れることがある。同じタイミングで連携したほうがいいのか、時期を少しずらすことでスタッフが楽になり相乗効果が上がるのか。そんなことを見るのにも適している。

たとえば、イー・ウーマンの新規プロジェクトが2月6日から始まるとしよう。それは、毎日の生活の中で覚えている必要のある日程だから、見開き一週間のスケジュール欄に書く。自分の日々の仕事に影響してくるからだ。

しかし、そのために、システム部門にどのようなステップで動いてもらうかを計画する時には、「プロジェクト・アット・ア・グランス」ページにメモをしながら考える。通常のメモ欄に「1月15日ステージ(1)」「24日(2)」などと書くより、よっぽど有効なメモの取り方になる。

コミュニティ部門から、サイト運営の企画などの計画があがってきた時も同じページにメモをしながら話し合うので、二つの部門の進行に整合性があるのかないのかもよくわかるのだ。

「プロジェクト・アット・ア・グランス」ページは、計画を立てるためのメモ帳、全体像を視覚化するためのページと考えるといい。

『佐々木かをりの手帳術』(日本能率協会マネジメントセンター刊)より抜粋

このページの先頭へ